Digitalisering på arbeidsplassen:
Når alt blir en app

For kabinansatte i SAS og Norwegian er arbeidshverdagen i løpet av få år blitt snudd på hodet. Der det tidligere hang permer i crewrommet og viktige beskjeder ble delt ansikt til ansikt, foregår nå det aller meste digitalt. Oppdateringer, rutiner og rapportering er flyttet til nettbrett og mobilapper.

Fra papir til portal 

Bakgrunnen er at luftfarten er en bransje med strenge krav til sikkerhet, detaljerte prosedyrer og et kontinuerlig behov for oppdatering. Når tusenvis av ansatte på tvers av land skal følge de samme reglene, er digitale systemer blitt et nødvendig bindeledd. Samtidig har flygende personell en arbeidshverdag uten fast kontortid – de er på reise, i lufta eller i baser. Dermed oppleves digitale verktøy annerledes enn i en vanlig kontorjobb.

I SAS forteller Martinus Røkkum at nettbrettet har gjort elementer av hverdagen mer effektiv.
– Med nettbrett har vi fått et arbeidsverktøy som gjør det enklere å samle alt på ett sted. Vi har bedre tilgang til informasjon enn tidligere, sier han.

Også René-Charles Gustavsen i Norwegian Kabinforening mener verktøyene har gjort mye enklere, og trekker også frem at ansatte raskere får oversikt og tilgang til informasjon enn før.

Men samtidig peker han på en utfordring:
– Digitale løsninger kan være nyttige, men de bygger ikke lojalitet på samme måte som når man møtes ansikt til ansikt, sier Gustavsen.

En del av en større strategi 

Både SAS og Norwegian har over tid satset tungt på digitalisering. Norwegian var blant de første i Europa til å gi alle piloter og kabinansatte nettbrett som standard arbeidsverktøy, og allerede i 2013 ble tekniske manualer og vedlikeholdslogger digitalisert. Hos SAS har digitaliseringen vært en del av en større modernisering, både for å effektivisere driften, og for å styrke kommunikasjonen mellom ansatte og ledelse. I dag er det digitale systemer som setter rammene for alt fra turnus til rapportering.

SAS ønsker ikke å kommentere detaljer om interne systemer, men peker på at selskapet gjennom årene har hatt en tradisjon for å finne løsninger i samarbeid med ansatte og deres representanter.

Småsaker som drar ut 

I Norwegian beskriver Gustavsen hvordan enkle spørsmål kan ta uforholdsmessig lang tid når alt går gjennom portaler. Det gjelder spesielt der hvor flere avdelinger er involvert.

– En enkel sak kan bli en tråd som drar ut fra én til fem dager. Det kunne tatt tre minutter på telefon, sier han. Det kan ofte bunne i en misforståelse eller at kommunikasjonen er fra forskjellig utgangspunkt.

Han forteller at ansatte må navigere mellom flere ulike apper og systemer for å få svar. Det som tidligere var en rask avklaring, kan i dag bli en langvarig utveksling av meldinger. Samtidig trekker Gustavsen frem at Norwegian nylig har fått en ny arbeidsportal som fungerer bedre enn tidligere, selv om de fortsatt er avhengige av flere apper for å utføre oppgaver.

Norwegian fremhever på sin side at personalsaker ikke håndteres via portaler, men i egne kanaler. For øvrige spørsmål har selskapet etablert en digital løsning med én-til-én-dialog, chat og temaspesifikke artikler.
– Den gjennomsnittlige responstiden er nå betydelig redusert sammenlignet med tidligere, opplyser Norwegian, men selskapet legger ikke frem konkrete tall.

Når fritiden tas i bruk 

I SAS beskriver Røkkum hvordan digitaliseringen også har skapt nye forventninger til hvordan ansatte holder seg oppdatert.
– Det forventes at vi gjør oppdateringer på fritiden. Vi får én kursdag i året, men det er for lite, sier han.

Oppdateringene kan handle om alt fra sikkerhetsprosedyrer og nødtrening til nye sjekklister og medisinske rutiner. Mange av oppdateringene er obligatoriske – ansatte kan ikke velge dem bort. Dermed blir presset ekstra sterkt når arbeidsgiver ikke setter av nok tid i arbeidstiden.

Henger ikke med 

Hos Norwegian er bekymringen den samme.
– Mange klarer ikke å henge med i utviklingen. Når alt går på frister, er det lett å falle bakpå, sier Gustavsen.

For de tillitsvalgte er dette ikke bare et spørsmål om rettferdighet, men også om sikkerhet: Oppdateringer må gjennomføres grundig for at de skal ha verdi.

Norwegian trekker frem at selskapet setter av tid til faglig oppdatering i arbeidstiden, men oppgir ikke hvor mye.

Forskning fra SINTEF og Akademikerne peker på at dette er en utfordring i mange bransjer. Bare én av fire arbeidstakere opplever å få tilstrekkelig opplæring når ny teknologi tas i bruk. I tillegg svarer bare én av tre at de blir involvert i prosessen, og så lite som 20 prosent oppgir at tillitsvalgte får være med. Ifølge forskerne øker risikoen for dårlig implementering og lavere tillit når opplæring og medvirkning uteblir – selv når teknologien i seg selv kan være nyttig.

Ventetid på HR 

Hos SAS merker Røkkum at forholdet til HR-avdelingen har endret seg.
– HR-avdelingen er overarbeidet. Det kan gå tre–fire uker uten svar, og folk må purre. Vi tillitsvalgte har blitt mer og mer et HR-kontor for de ansatte, sier han.

Han forteller at mange ansatte nå kommer til de tillitsvalgte med spørsmål som egentlig burde håndteres av HR – som lønn, ferieavvikling eller permisjonssaker. Resultatet er at fagforeningen bruker tid på oppgaver som ikke er ment å ligge hos dem, og at det blir mindre rom til det partsarbeidet de egentlig skal prioritere.

Norwegian beskriver en annen situasjon. Selskapet opplyser at svartid i deres digitale løsning måles og følges opp, og at responstiden er betydelig redusert. Ifølge Norwegian bidrar systemet til raskere behandling og mer likeverdig oppfølging.

Digital styring og arbeidspress 

Både i SAS og Norwegian opplever ansatte at stadig flere oppgaver håndteres digitalt, og at hverdagen i større grad styres av varsler og tidsfrister.
– Alt går på frister. Mange klarer ikke å henge med i utviklingen, sier Gustavsen.

SINTEF-rapporten trekker frem at nettopp dette er en kjerneutfordring. Når arbeidshverdagen styres av systemer og frister, kan det gi økt press og stress. Rapporten peker samtidig på at den norske modellen med medvirkning og tillit burde være en styrke i møte med digitalisering – men at denne modellen i praksis ofte ikke blir tatt i bruk.

Norwegian sier at selskapet har tydelige rutiner for varsling, trygge kanaler for innspill og vern mot gjengjeldelse.

Etterlyser tydeligere rammer 

De tillitsvalgte understreker at digitaliseringen ikke er noe de ønsker å stoppe. Poenget er at den må fungere i praksis for dem som skal bruke systemene.
– Vi ønsker jo å være oppdatert. Men det må skje på en måte som gjør det mulig å følge med uten å ofre fritid eller risikere å falle av, sier Røkkum.

Blant forslagene som trekkes frem, er én samlet inngang til støttefunksjoner, klare servicemål for responstid og mer tid i arbeidstiden til kurs og oppdateringer.

Norwegian sier at selskapet allerede måler svartid og jobber kontinuerlig for å forenkle hverdagen for de ansatte.

SAS vil ikke kommentere enkeltdetaljer, men fremholder at selskapet gjennom årene har hatt en solid tradisjon for å finne løsninger i samarbeid med medarbeidere og deres representanter.

SINTEF advarer samtidig om at manglende forankring kan svekke både tilliten til teknologien og relasjonen mellom ansatte og ledelse. Når verktøy og løsninger innføres uten tilstrekkelig involvering, er risikoen at ansatte opplever dem som en belastning i stedet for en støtte.

Dermed står saken i et tydelig spenningsfelt. De tillitsvalgte etterlyser rammer som sikrer at digitaliseringen blir et hjelpemiddel, ikke en belastning. Arbeidsgiverne på sin side peker på at systemene allerede fungerer godt. For de flygende handler det til syvende og sist om å sikre at digitaliseringen faktisk gjør arbeidshverdagen enklere – og at tilliten mellom ansatte og ledelse styrkes.